不再使用FaceBook 与 LINE交办工作!ChatWork让你公

不再使用FaceBook 与 LINE交办工作!ChatWork让你公

在工作职场上越来越多沟通都是透过网路来联繫,无论是公司专属信箱、FaceBook、LINE或更多通讯软体,但公司专属信箱在离开公司网域后,可能会因为资料安全而有使用上限制,如果使用社群通讯软体,对于员工来说也有私生活被侵犯的感觉,毕竟有时候想在社群网站骂老闆发洩一下,如果把上司都加进来,有时也会难以开口。

成立于西元2000年的日本软体公司EC Studio,最早为了内部会议与沟通便利,所以开发了ChatWork这个系统,后来随着功能的演进,正式将ChatWork这对于增加工作效率的沟通系统向外推行。在2012年时,还将公司名称改为ChatWork,目前除了在日本与美国外,还在卢森堡成立据点。而这次获邀参与ChatWork的研讨会,会中除了说明这系统的强大好用之外,也意味着ChatWork正式跨入台湾市场。

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ChatWork在全世界众多国家中,选择台湾的原因,除了IT基础建设完备与对新IT服务的接受度高外,最主要还是在台湾非常多公司在e-mail外,对于公司已经越来越依赖FaceBook或其他通讯社群软体,而员工与上司间也出现了对这样没有隐私的沟通方式感到排斥,所以ChatWork选择台湾为拓展日本以外市场的重点区域,希望除了可以改善沟通效率外,也能在非上班时间时,可让员工得到真正的休息与放鬆。

 

但若要真正让习惯使用社群通讯软体的公司跳离原本沟通模式,要取而代之的软体必须要有过人之处,才会让这些公司愿意採用。ChatWork也自行整理出他们与其他沟通工具的差异,以下分享给大家参考。

 

首先是公司企业最依赖的电子邮件,在企业内使用电子邮件最常遇到的问题,首先应该就是可附加档案的上限太低,导致有些档案还必须透过其他云端方式来传递,相当费工夫;而ChatWork目前可支援5GB大小档案的传递,让资料传递更顺畅。另外电子邮件地址容易外流,而外流的结果就是开始会收到一堆垃圾信件,如果有重要消息时,而却被垃圾掩没,这真的会让寄件与收件人扼腕;ChatWork的沟通方式是以封闭系统的方式进行,当然不会有垃圾邮件干扰,并可直接传达到收件人手中,而过往的讯息与联繫,都可以透过搜寻来追朔,相当方便。当然在外部沟通上部分还是要透过电子邮件来进行,但至少内部沟通部分,使用ChatWork后几乎就可取代信件。

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除了E-Mail外,前面也有提到使用新型态的社群通讯软体来沟通公事,但最大问题是当讯息出现时,会造成使用者不得不快速回覆的压力,而社群通讯软体最开始的立意是让人们在网路上找回你的老友或是找到新朋友,让联络与感情都更密切,而不是来让你找到更多的工作。目前在法国已经明文规定在员工休息与下班时间,不得以电子邮件或是通讯软体来交办公事,而德国也计画跟进;在这部分使用ChatWork可以方便管理,在下班后,可直接将软体关闭,而且讯息并没有已读通知,所以也不会有已读不回的困扰,因此就可以依照自己工作的步调来一一完成任务。

对公司来说,难免会在社群通讯软体中沟通机密事项,若员工离职,资料有可能留在个人帐户中;而ChatWork在员工离职后,可删除帐户,避免资料外流的憾事发生。

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而另一个企业常用的通讯软体Skype,除了历史资料纪录无法在不同电脑同步外,人员离线时也无法传送档案,非常不方便;而ChatWork使用云端储存,除了可以离线传送资料外,还可在不同装置同步资料,非常方便。另外ChatWork还有交办人与负责人的共同管理功能,让重要的任务可在系统中被归类,除非自己不想去完成,不然不会有遗漏发生。

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看了与其他沟通工具的比较后,相信大家也想了解ChatWork的功能有哪些?ChatWork最主要功能有四大类,分别为群组交谈功能、工作管理功能、档案共享功能与最新的视讯会议语音通话功能。

群组交谈

群组交谈可与一位或多位成员进行交谈,可使用回覆、引用、複製或标示未读取方式来进行应用,另外也可以将讯息转为工作任务并交办,若要提醒之前聊过的话题,还可以使用连结功能,让阅读者马上可跳转至该动态。

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当然除了一般的文字输入外,还可使用表情符号,也可传送档案。若有话想对特定人说明,也可善用指定交谈对象来提醒。

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工作管理

工作管理部分,可透过建立工作任务与设定期限来让交办的任务更清楚,并透过指定担任任务人,来明白工作归属。

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在工作被交付后,就会有任务与期限的列表,只要在完成任务后按下完成,就可通知交办者目前进度。

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档案共享

档案共享功能,就如之前在群聊功能所提到的可传送档案,只要透过拖曳或点选,就可将档案分享到群组画面,无论是Word、Excel、图片,都可以进行共享,群组内成员也可以进行下载。另外在群组中所分享过的档案,都可藉由群组中的档案匣进行集中管理,也可根据档案名称搜寻,非常实用。

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视讯会议/语音通话

视讯会议与语音通话部分为ChatWork最新功能,透过电脑上的视讯镜头与收音装置,或是直接在智慧型手机上下载APP,都可以透过这功能直接进行远端视讯会议或通话,让沟通更为快速。另外还可以分享桌面,让简报更清楚有效率。

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目前ChatWork除了透过网页来进行沟通外,还可利用手机APP来让离开公司办公的伙伴,也可与公司保持联繫,以随时获取最大支援。目前全球已经超过4万6千家公司与团体使用,例如京都的TED,也採用这系统作为内部沟通与任务交办使用,让活动更为顺利。在这边也推荐给台湾的企业主,有了这个系统后,相信在工作上可以得到更有效的管理,也可让员工在下班休息时更有自我的空间。

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